Bakimentes hírlevél ABC: játékszabályok a kommunikációdhoz

Bakimentes hírlevél ABC: játékszabályok a kommunikációdhoz

Bakimentes hírlevél ABC: játékszabályok a kommunikációdhoz

Madarat tolláról. Na meg az embert is tolláról, vagyis arról, hogy milyen hírlevél vagy más üzenet megy ki tőle, a legkönnyebb megismerni. Akár hírlevél, akár házon belüli, mezei e-mail, ami a munkatársaknak szól: érdemes figyelned ezekre a szempontokra.


A hírlevél és a házon belüli emailezés játékszabályai

1. Először is: minden emailre válaszolj! Legalább egyetlen sorban. Ezzel a kecske is jóllakik, meg a káposzta is megmarad. Értsd: eleget teszel az udvariassági követelményeknek, de a figyelmedet se terheled le fölöslegesen, ha pontosan annyi időt szánsz a válaszra, amennyit megérdemel, hacsak nem spam vagy eltévedt üzenet, hanem valóban személyre szóló megkeresést kaptál. Nem (csak) másért. Magadért! A mások iránt mutatott tisztelet Téged tesz nagyobbá. Pozitív beidegződéssé és a jó PR-ed alapjává válik. 

2. Minél hamarabb válaszolj! Nem kell várakoztatósdit játszanod, se az elfoglaltat adnod, mint a kacér hölgy a bálban. Az alapszabály: amit kevesebb, mint 2-3 perc elintézni, azzal jobban jársz, ha rögtön kezeld. Mert ha feljegyzed magadnak, hogy később újra előásd, azzal máris több idő megy el. Amikor elolvasod a levelet, egyszer már úgyis időt szántál rá. Ott van a lelkesedésed, és ott van a fejedben, hogy nagyjából mi a válasz. Úgyhogy ne dolgozz kétszer, mert később újra át kell futnod a sorokat.

3. Ha nem akarod, hogy a paparazzik orrpiszkálás közben vagy meztelenül fotózzanak le, akkor ne piszkáld az orrodat, és ne mutatkozz meztelenül! Ezt Brad Pitt mondta tanácsként a kezdő hollywoodi sztároknak. Hogy jön ide? Hát úgy, hogy még a legrosszabb rémálmodban se döntse romba üzletedet egy eltévedt levél, vagy egy félrement másolati példány. Vedd figyelembe, hogy amit leírtál, bárkinek továbbítható! 

De nem is ez a mélyebb ok. Hanem az, hogy az ügyfél a belső online kommunikációban is ügyfél: ez így profi és etikus. Tehát nem „az a tyúk”, vagy „aki már megint értetlenkedik”. Ha tiszteljük az ügyfeleinket annyira, hogy a belső levelezésben sem értékeljük le őket, akkor nem fordulhat elő velünk kellemetlen helyzet.

4. Ne kérdezz! Javasolj. Ha a hírlevélre, promódra érdeklődés a válasz, máris menj át a gyorsító sávra a lezárás felé.  Az „A vagy B csomagot szeretné?” helyett mennyivel vonzóbb az, hogy „Kedves N, Önnek az A csomagot ajánljuk, mert…” Ne várj pontosításra, ne várj utasításra, finoman és segítőkészen tedd meg nem csak az első lépést, hanem a „mattlépést” is. Ha Te nem vagy határozott, akkor ott nem egy értékesítő fél meg egy ügyfél, hanem két ügyfél találkozott, aki egymástól várja a megoldást.

5. Kivétel erősíti? Lehet, hogy ez nem épp logikus, de mindenképp van kivétel is a fenti szabályok alól. Ha jól felhúzott egy üzenet, akkor nehogy azonnal kezeld. De ilyenkor is érdemes piszkozatba leírnod választ, aztán aludj rá egyet, hagyd kihűlni! A cégen belüli írásos kommunikáció egyik nagy előnye (néhány hátránya mellett) épp ez: nem szakítjuk félbe egymást, és nem „fertőzzük meg” kollégáinkat a saját érzelmi állapotainkkal, mert az írás tárgyilagosabbá, észszerűbbé teszi az üzenetünket. 

A másik dolog pedig, ha egyértelművé szeretnéd tenni, hogy választ vársz, vagy szorosabbra vonnád a kapcsolatot valakivel, akkor igenis ajánlott kérdést feltenni a végén, ráadásul a nevét emlegetve. Zárd le például úgy, hogy: „Megfelel így, Anna?” Kezdj egy javaslatot úgy, hogy „Károly, neked azt tanácsolom, hogy...”! Nem is hinnéd, mennyit számít az online kommunikációban egy kis személyesség

Mert tudnod kell: a legkedvesebb szó bármely nyelven mindenki számára a saját neve. Ezért az emlegetése bónusz szimpátiapontokat hoz számodra a levelezésben. De egyetlen feltétellel: ha most megígéred magadnak, hogy kétszer is lecsekkolod. Mert ezt könnyebb elrontani, mint a point-to-point kábelezést forrasztásnál. És főleg könnyebb, mint aztán helyrehozni, ha egyszer benéztük a nevet.

Ha azonban ezekre a szempontokra figyelsz, akkor máris sokkal eredményesebben fognak pörögni nálatok is az üzenetek. Itt a recept arra is, hogy miként lehet szuper a hírlevél!

További bejegyzések

Legyél Te is emoji kutató!

Ha szívesen böngészed a telefonodon az emoji galériát, a matricákat vagy a hangulatjeleket, és az üzeneteidben vagy a bejegyzéseidben tucatnyit használsz belőlük, az akár egy igazán kreatív és változatos munkát is hozhat számodra. A nem túl távoli jövőben egyre inkább szükség lesz olyanokra, akik értik és tudják is használni a hangulatjeleket, így akár azok kutatója is válhat belőled. Hogyan? Mit kell ehhez tudni?

Beszéld az emoji nyelvet!

Olvasom tovább...

Színekkel teli marketing eszközök

A szívedben a színek kívülről is látszanak.”

A héten botlottam ebbe a mondatba, amely tökéletesen megfogta a lényegét annak, hogy miért fontos láttatnod az egyéniségedet. Nem csak a magánéletben, de az üzleti tevékenység során is kiváló marketing eszközök lehetnek a színek. Az alábbi összeállításban megmutatom Neked, hogy milyen hatást válthatsz ki a marketing eszközök és a színek együttes használatával.

Olvasom tovább...

Jöhet végre a kulturált kommentek ideje a Facebook kommunikációban

Téged is bosszantanak azok a kommenthuszárok, akik értékes véleménynyilvánítás vagy kommunikáció helyett mások posztjait és hozzászólásait trollkodva és veszekedéseket generálva élik mindennapjaikat a közösségi oldalakon?

Úgy tűnik, hogy a Facebook is megelégelte az offenzív trollkodást az oldalán. Lépéseket tettek ugyanis a konzekvens kommentek előtérbe helyezésére, a nem titkolt cél ezzel egy élhető online kommunikációs kultúra kialakítása.

Olvasom tovább...

5G, a kommunikáció nem túl távoli jövője. De hova tartunk?

A mobilon zajló kommunikáció sokat fejlődött az elmúlt három évtizedben, amióta az első (akkor még fél tégla méretű) kütyükkel kezdtünk babrálni.

A kommunikáció hajdanán még jóval szerényebb volt a mostani változathoz képest, főként a telefonálás volt az egyetlen funkció, amire használhattad a mobilodat, később vált csak elérhetővé a hangposta és az sms funkciók. Emellett nem volt ekkora készülék és kiegészítő kínálat sem, mint manapság, amikor egymást érve adják ki az újabb és újabb eszközcsodákat.

Olvasom tovább...

Mitől lesz hiteles a blog írás a közönséged számára?

Amikor meglátod ezt a két szót: blog írás, sok dolog ugrik be róla.

Valaki ír valamit. Az interneten. Többször egymás után. Lehet üzleti kommunikációs eszköz vagy hobbikellék. Vagy útinapló szemet gyönyörködtető, földi paradicsomokról. Kimért és hivatalos, esetleg könnyed és játékos. Kedélyeket borzoló, talán álomba ringató.

Olvasom tovább...