Bakimentes hírlevél ABC: játékszabályok a kommunikációdhoz

Bakimentes hírlevél ABC: játékszabályok a kommunikációdhoz

Bakimentes hírlevél ABC: játékszabályok a kommunikációdhoz

Madarat tolláról. Na meg az embert is tolláról, vagyis arról, hogy milyen hírlevél vagy más üzenet megy ki tőle, a legkönnyebb megismerni. Akár hírlevél, akár házon belüli, mezei e-mail, ami a munkatársaknak szól: érdemes figyelned ezekre a szempontokra.


A hírlevél és a házon belüli emailezés játékszabályai

1. Először is: minden emailre válaszolj! Legalább egyetlen sorban. Ezzel a kecske is jóllakik, meg a káposzta is megmarad. Értsd: eleget teszel az udvariassági követelményeknek, de a figyelmedet se terheled le fölöslegesen, ha pontosan annyi időt szánsz a válaszra, amennyit megérdemel, hacsak nem spam vagy eltévedt üzenet, hanem valóban személyre szóló megkeresést kaptál. Nem (csak) másért. Magadért! A mások iránt mutatott tisztelet Téged tesz nagyobbá. Pozitív beidegződéssé és a jó PR-ed alapjává válik. 

2. Minél hamarabb válaszolj! Nem kell várakoztatósdit játszanod, se az elfoglaltat adnod, mint a kacér hölgy a bálban. Az alapszabály: amit kevesebb, mint 2-3 perc elintézni, azzal jobban jársz, ha rögtön kezeld. Mert ha feljegyzed magadnak, hogy később újra előásd, azzal máris több idő megy el. Amikor elolvasod a levelet, egyszer már úgyis időt szántál rá. Ott van a lelkesedésed, és ott van a fejedben, hogy nagyjából mi a válasz. Úgyhogy ne dolgozz kétszer, mert később újra át kell futnod a sorokat.

3. Ha nem akarod, hogy a paparazzik orrpiszkálás közben vagy meztelenül fotózzanak le, akkor ne piszkáld az orrodat, és ne mutatkozz meztelenül! Ezt Brad Pitt mondta tanácsként a kezdő hollywoodi sztároknak. Hogy jön ide? Hát úgy, hogy még a legrosszabb rémálmodban se döntse romba üzletedet egy eltévedt levél, vagy egy félrement másolati példány. Vedd figyelembe, hogy amit leírtál, bárkinek továbbítható! 

De nem is ez a mélyebb ok. Hanem az, hogy az ügyfél a belső online kommunikációban is ügyfél: ez így profi és etikus. Tehát nem „az a tyúk”, vagy „aki már megint értetlenkedik”. Ha tiszteljük az ügyfeleinket annyira, hogy a belső levelezésben sem értékeljük le őket, akkor nem fordulhat elő velünk kellemetlen helyzet.

4. Ne kérdezz! Javasolj. Ha a hírlevélre, promódra érdeklődés a válasz, máris menj át a gyorsító sávra a lezárás felé.  Az „A vagy B csomagot szeretné?” helyett mennyivel vonzóbb az, hogy „Kedves N, Önnek az A csomagot ajánljuk, mert…” Ne várj pontosításra, ne várj utasításra, finoman és segítőkészen tedd meg nem csak az első lépést, hanem a „mattlépést” is. Ha Te nem vagy határozott, akkor ott nem egy értékesítő fél meg egy ügyfél, hanem két ügyfél találkozott, aki egymástól várja a megoldást.

5. Kivétel erősíti? Lehet, hogy ez nem épp logikus, de mindenképp van kivétel is a fenti szabályok alól. Ha jól felhúzott egy üzenet, akkor nehogy azonnal kezeld. De ilyenkor is érdemes piszkozatba leírnod választ, aztán aludj rá egyet, hagyd kihűlni! A cégen belüli írásos kommunikáció egyik nagy előnye (néhány hátránya mellett) épp ez: nem szakítjuk félbe egymást, és nem „fertőzzük meg” kollégáinkat a saját érzelmi állapotainkkal, mert az írás tárgyilagosabbá, észszerűbbé teszi az üzenetünket. 

A másik dolog pedig, ha egyértelművé szeretnéd tenni, hogy választ vársz, vagy szorosabbra vonnád a kapcsolatot valakivel, akkor igenis ajánlott kérdést feltenni a végén, ráadásul a nevét emlegetve. Zárd le például úgy, hogy: „Megfelel így, Anna?” Kezdj egy javaslatot úgy, hogy „Károly, neked azt tanácsolom, hogy...”! Nem is hinnéd, mennyit számít az online kommunikációban egy kis személyesség

Mert tudnod kell: a legkedvesebb szó bármely nyelven mindenki számára a saját neve. Ezért az emlegetése bónusz szimpátiapontokat hoz számodra a levelezésben. De egyetlen feltétellel: ha most megígéred magadnak, hogy kétszer is lecsekkolod. Mert ezt könnyebb elrontani, mint a point-to-point kábelezést forrasztásnál. És főleg könnyebb, mint aztán helyrehozni, ha egyszer benéztük a nevet.

Ha azonban ezekre a szempontokra figyelsz, akkor máris sokkal eredményesebben fognak pörögni nálatok is az üzenetek. Itt a recept arra is, hogy miként lehet szuper a hírlevél!

További bejegyzések

Ilyen gombot varrj rá: értékesítési szöveg hatékony lezárással

Az értékesítési szöveg (vagy hunglish nyelven: sales oldal, landing page) ugyan nem kabát, de gomb nélkül mit sem ér. „Feliratkozom … letöltöm … kosárba teszem … még több infó … kifizetemˮ és egyéb cselekvések (akciók) nevei díszelegnek rikítóan színesen, felkiáltójelekkel sűrűn megtűzdelve azokon a gombokon, amik a cselekvésre való felszólítást (call to action) képviselik. Milyen kell legyen ez a lezárás ahhoz, hogy lehetőleg azonnal hasson? Az elterjedt gyakorlat ellenére az alapszabály:

Olvasom tovább...

42 napos kommunikációs kihívás a Drogmentes Magyarországért

A Drogmentes Maraton csapata 18 éve minden tavasszal körbefutja az országot, és felvilágosító előadást tart a diákoknak a drogok káros hatásairól. Évek óta példaképeim ezek a csillogó szemű fiatalok, akik évente több ezer gyereknek adnak igaz adatokat a drogokról. Idén 320 települést érintenek, és számos iskolában mesélnek a diákoknak a kábítószerek káros hatásairól. Ezt a felvilágosító munkát nem lehet elég korán kezdeni, mert a felmérések azt mutatják, hogy már az általános iskolákban találkoznak a gyerekek a drogokkal.

Olvasom tovább...

Mire jó a hőtérképes honlapelemzés?

A Google Analytics látogatottsági statisztika megjelenésével egy fantasztikus új eszköz került az online marketinggel foglalkozó szakemberek kezébe. Végre meg tudták mondani, hogy a weboldal-látogatók honnan érkeztek, milyen oldalakat tekintettek meg, és azt is, hogy ott mennyi időt töltöttek.

A Google Analytics megjelenése óta folyamatosan fejlődik, most már azt is meg tudjuk mondani egy látogatóról, hogy mennyi idős, milyen érdeklődési területei vannak, melyik országból érkezett és milyen eszközt, operációs rendszert használ.

Olvasom tovább...